Het is belangrijk om het juiste samenwerkingssysteem voor uw hele personeel te vinden.

Volgens een recent onderzoek is het integreren van e-mail, telefonie, video, instant messaging en webconferenties erg gewenst voor medewerkers. Online videoconferenties kunnen deze communicatieplatforms integreren met een set telecommunicatietechnologieën waarmee twee of meer locaties kunnen communiceren via gelijktijdige video- en audiotransmissies in twee richtingen. Deze technologie kan uw bedrijf een concurrentievoordeel geven.

In 2016 wordt videovergaderen naar verwachting in 2016 de beste zakelijke communicatietool. Het is niet langer een kwestie van of u videoconferentiesoftware zult gebruiken, maar wanneer.

Voordelen voor videoconferencing

Dit zijn onze belangrijkste redenen om de zakelijke voordelen van video te omarmen.

1. Minder reistijd en -kosten

Het oudste erkende voordeel van videoconferenties is minder reistijd en -kosten. Het vermogen van managers, interne teams en IT-personeel om vergaderingen bij te wonen of problemen op te lossen zonder hun kantoren te verlaten, kan de bedrijfsproductiviteit helpen verhogen. Het bieden van videocapaciteit voor uw klanten kan een concurrerend aanbod creëren. Zelfs het inhuren kan minder vervelend zijn als personen die geen deel uitmaken van het live interviewproces, de kandidaat uit de opgenomen videogesprek kunnen beoordelen.

2. Geoptimaliseerde aanwezigheid

Verhoogde aanwezigheid van verspreide interne teams en klanten is mogelijk voor deelnemers die anders door locatie zouden zijn verzwakt. Verder betekent video-opnamemogelijkheid dat, indien nodig, alle personen die de gegevens nodig hebben (zoals personeelstraining of presentaties) de informatie kunnen krijgen wanneer deze het gemakkelijkst voor hen is, in plaats van het uitstellen of niet bijwonen van de vergaderingen.

3. Gestructureerde vergaderingen met verbeterde communicatie

Omdat mensen vanaf verschillende locaties bellen, worden vooraf gedefinieerde begin- en eindtijden vaak overeengekomen voorafgaand aan het videogesprek. Dit zorgt voor een intensievere discussie met minder chit-chat, en deelnemers zijn meer geneigd alert te blijven en gefocust op wat er wordt besproken. In plaats van e-mailtreinen te frustreren waar betekenis of intentie achter berichten kan worden verdoezeld, kunnen deelnemers belangrijke visuele signalen in lichaamstaal zien van klanten, partners en collega's. Uitingen van tevredenheid, bezorgdheid of begrip kunnen gemakkelijker worden aangepakt dan via een groot aantal e-mails, IM's en voicemails, waardoor videoconferencing er het dichtst bij zit.

4. Verhoogde productiviteit

Als gevolg van verbeterde communicatie zijn deelnemers meer synchroon, kunnen beslissingen sneller worden gemaakt en neemt de productiviteit toe. Inderdaad, uit een enquête van 2013 bleek dat 94% van de gebruikers van videoconferentiesoftware dacht dat het grootste voordeel de verhoogde efficiëntie en productiviteit was. Problemen kunnen sneller worden opgelost en diensten voor klanten kunnen sneller worden ontwikkeld, wat een serieuze concurrentievoordeel voor uw bedrijf oplevert.

5. Retentie van werknemers

De mobiliteit die wordt geboden door cloudgebaseerd videoconferencing draagt positief bij aan de retentie van medewerkers. Minder reisvereisten zorgen voor een betere balans tussen werk en privé en werknemers kunnen ervoor kiezen om thuis te werken om de kosten van woon-werkverkeer te verminderen. Externe medewerkers kunnen nog steeds hechte relaties onderhouden met teamleden, omdat de directe persoonlijke interactie van video's rijker is dan elk alternatief voor persoonlijke vergaderingen.

6. Duurzaam concurrentievoordeel

Al deze aspecten zorgen ervoor dat videoconferenties een sterk concurrentievoordeel voor uw bedrijf bieden. Het heeft geen zin om tweede te zijn, maar met het juiste uniforme communicatiesysteem kunt u een sterke bedrijfspositie handhaven door effectieve samenwerking en productiviteitsverbetering.

Toekomst van videoconferenties

Videoconferencing heeft het stadium bereikt waarin het als een noodzaak wordt beschouwd. Het gebruik van cloudgebaseerde videosoftware zorgt voor kosteneffectiviteit, schaalbaarheid en flexibiliteit om aan uw groeiende communicatiebehoeften te voldoen. Het is een grote stap om de cloud te gebruiken, wat grote voordelen kan hebben, maar u moet zich wel bewust zijn van de bijbehorende gegevensrisico's. Klik hier voor meer informatie over de risico's van het voorkomen van gegevensverlies.

Bij Vita Enterprise Solutions bieden wij 'whole of business'-oplossingen die uw eigen ICT-omgeving optimaliseren en de waarde voor uw bedrijf maximaliseren. We kunnen uw vereisten voor videoconferenties beoordelen door middel van consultancy en beheerde services en bepalen hoe u uw bestaande routekaart en infrastructuur voor de technologie kunt integreren.