Koopgids: 5 moet producten bevatten voor elke vergaderruimte voor videoconferenties

Koopgids: 5 moet producten bevatten voor elke vergaderruimte voor videoconferenties

Ik las onlangs de kop van een artikel: "Nooit een boek beoordelen op basis van de omslag, maar altijd een bedrijf beoordelen op zijn vergaderruimtes" - en dacht bij mezelf, dat is nogal hard. Maar in werkelijkheid zeggen uw vergaderruimten (en vergaderruimtes) veel over uw bedrijf ...

De kleuren en meubels kunnen bijvoorbeeld zeer formeel of casual zijn; ze kunnen groot, klein of zelfs krap zijn; ze kunnen heel eenvoudig zijn (alleen een tafel en stoelen) of vol met zoveel technologie dat het moeilijk is om je te concentreren. Ze kunnen een 'inleefde' look hebben of lijken dat niemand het in tijden heeft gebruikt. In elk van deze gevallen, zal iedereen die voor u werkt of uw kantoor binnenkomt voor een vergadering, een gevoel voor uw bedrijf beginnen te krijgen.

Hoewel er honderden beslissingen moeten worden genomen met betrekking tot uw vergaderruimten en vergaderruimtes, zullen we ons concentreren op de technologische kant - omdat we geloven dat elke vergaderruimte of vergaderruimte moet worden voorzien van video. De prijs is zo dramatisch gedaald voor zowel hardware als services, dat het gewoon niet meer logisch is om uw kamers niet in te schakelen.

Dus wat is er nodig? Wat heb je echt nodig voor je kamers om het zowel eenvoudig te gebruiken als kosteneffectief voor het bedrijf te maken? De volgende zijn de belangrijkste producten - zonder hen profiteer je niet van het voordeel - dus laten we meteen gaan duiken ..

# 1: het videoconferentieplatform

Je moet ergens beginnen en de beste plaats om te beginnen is de software en services die je in je bedrijf zult gebruiken. Elke ondersteuningsmedewerker van technologie zal je vertellen om te standaardiseren op één oplossing - dat wil zeggen - compliceer dingen niet met verschillende applicaties. Persoonlijk geloven we dat het om twee oplossingen gaat, ofwel Zoom of RingCentral . Ja, er zijn andere oplossingen, Microsoft , Google , GoToMeeting en anderen hebben geweldige platforms - maar naar onze mening zijn Zoom en RingCentral de meest complete oplossing tegen de beste algemene prijs.

En er is een eenvoudige manier om te bepalen welke van deze twee oplossingen u kiest. Wilt u een geïntegreerde "stem" (of uw zakelijke spraakregels) inbegrepen? Als dat het geval is, is uw keuze RingCentral, zo niet, dan Zoom.

Beide bieden dezelfde ervaring met videovergaderingen, functies en functies. Omdat RingCentral Zoom gebruikt als leverancier van videoconferenties. Ze voegen waarde toe aan het Zoom-platform door ook voice-only services aan te bieden, waardoor u spraak en video tot één oplossing kunt combineren. Als u niet op zoek bent naar dat type oplossing (een enkele oplossing voor beide), dan is Zoom uw beste optie.

In beide gevallen is het vanuit een vergaderzaal- of vergaderruimteperspectief precies hetzelfde type producten en configuratie.

# 2: Ruimtecontrole

In plaats van verstrikt te raken in camera's en audio, denken we dat het veel beter is om je te concentreren op hoe je de kamer gaat beheersen. Hoewel het per videovergaderingsplatform varieert, is het enige dat niet verandert, de vereiste om een computer te hebben om functies te bedienen. Houd er rekening mee dat zelfs met alle technologische innovaties van de afgelopen jaren, u nog steeds speciale verwerkingskracht nodig hebt om ervoor te zorgen dat uw videoconferenties goed werken.

Persoonlijk vinden we dat je zoveel mogelijk paardenkracht in je kamers moet stoppen, daarom hebben we al onze kits gestandaardiseerd op de Intel Skull Canyon i7 . Deze ventilatorloze computer (8 "x 5" x 1 ") zonder ventilator is ontworpen voor gebruik met gaming - wat betekent dat hij klaar is voor elke" video "-intensieve toepassing die je erbij gooit. Hij past precies rechts achter het scherm, heeft directe netwerkverbinding, wifi en bluetooth, en kan gemakkelijk twee schermen besturen We hebben verschillende kleine vormfactorcomputers getest en de Skull Canyon is absoluut met kop en schouders boven hen allemaal.

Na de kamercomputer hebben we een standaard toetsenbord / muis-combinatie (bluetooth) nodig als invoerapparaat en in het geval van Zoom Rooms / RingCentral hebben we een console om het conferentieruimte-platform te bedienen.

De Room Console is een speciale Apple iPad waarop de toepassing Zoom Rooms is geladen. Het is geconfigureerd om zowel de Zoom-applicatie als de apparatuur in de kamer te bedienen. Starten, stoppen, deelnemers toevoegen, een andere kamerfuncties worden volledig beheerd met de console, samen met enkele video- en audiofuncties. Hoewel dit een iPad is en andere toepassingen kan uitvoeren, is het echt een speciaal gebouwd "apparaat" voor de kamer en moet het als zodanig worden behandeld.

Op de juiste manier geconfigureerd, zal deze combinatie van producten elk aspect van uw videoconferentie beheren - van het starten / stoppen van uw vergadering, wat wordt gedeeld op het scherm, camera en audio. Vanuit ons oogpunt is het belangrijk om een consistente configuratie van producten voor de bediening van de ruimte te hebben, omdat u wilt dat deze naadloos werkt, ongeacht in welke kamer of locatie iemand zich in uw hele bedrijf bevindt. Daarom hebben we deze producten gestandaardiseerd en heeft elke kit dezelfde producten.

# 3: Camera

Terwijl we het hadden over andere koopgidsen, bepalen de kamer en het doel met welke camera de camera wordt gekocht. Niet alle kamers zijn gelijk gemaakt, sommige kamers zijn lang en smal, sommige zijn groot en vierkant, andere zijn verzamelruimten in een open kantoorruimte. Daarnaast worden sommige ruimtes vaker gebruikt voor update- of personeelsbijeenkomsten, terwijl andere ruimtes worden gebruikt voor project- of verkoopteams als oorlogskamers, en weer andere zijn speciale trainingsruimtes.

Wanneer u de camera op zowel de kamer als het gebruik afstemt, beperkt u eerst uw keuzes en ten tweede kunt u de ene camera gemakkelijker vergelijken met de andere - als een "bake-off" tussen twee camera's of alleen functies en functies vergelijken .

Belangrijke overwegingen voor een camera zijn onder meer het gezichtsveld (FOV), PTZ-functionaliteit, zoomfunctie, resolutie en hoe al die worden bestuurd. Veel camera's worden geleverd met een bepaald soort afstandsbediening, een fysieke afstandsbediening of software, om het standpunt van de camera te regelen. De AVer CAM520 wordt bijvoorbeeld geleverd met een afstandsbediening die kan worden geprogrammeerd met maximaal 10 "presets". Hiermee kunt u het camerabeeld snel wijzigen met één druk op de knop. Dat is handig wanneer u een kamer heeft en u ervoor wilt zorgen dat u zich kunt concentreren op één persoon in de kamer, of misschien op een whiteboard.

Bij het kijken naar camera's is het niet altijd degene die de beste "specificaties" heeft die wint, maar het moet het beste zijn wat betreft zowel kamer als doel.

# 4: Audio

Sommige mensen raken in de war als we 'audio' zeggen, omdat ze gewend zijn om 'telefoonlijnen' of conferentielijnen te praten. Video Conferencing is een beetje anders. Hoewel iemand kan inbellen voor een videoconferentie, voegen mensen zich in de meeste gevallen toe via hun eigen netwerkverbinding en is de videoconferentie uiteindelijk een "netwerk" -service.

Met videoconferenties is het van groot belang dat audio zowel helder als direct is. Als deelnemer (niet in de kamer) wil je dat ze een "in-room" -gevoel hebben - zonder dat verlies je een van de belangrijkste voordelen van videoconferenties. Om dat gevoel op de kamer te creëren, moet iedereen in de ruimte worden gehoord (indien van toepassing) en andere geluiden moeten worden geëlimineerd. Er is niets ergers dan het geluid van papieren geschuifeld te hebben of een laptop op de tafel te laten bewegen, zijnde het verhoor boven de sprekende mensen. Of, niet in staat om iemand te horen via de luidsprekers in de kamer.

Uw audiosysteem moet gemakkelijk te beheren zijn, het luidsprekervolume, dempen, enz. Zijn allemaal belangrijke functies om het geluid af te stemmen op zowel de ruimte als de vergadering zelf. Hoewel we traditioneel table-top audio hebben gebruikt, wat perfect is voor bijna elke vergaderruimte, zien we een verschuiving naar meer "geïnstalleerde" audio. Deze kunnen een beetje ingewikkelder zijn (hoewel we de complexiteitsfactor in de loop van de jaren hebben zien dalen) dan tafel, maar ze kunnen ook een betere ervaring bieden voor zowel aanwezigen in de zaal als online. Het eerste voordeel is de volledige dekking van de ruimte met microfoons - u kunt alle microfoons beschikbaar hebben, of u kunt specifieke microfoons dempen. Het andere voordeel is hoe schoon de ruimte eruit zal zien in vergelijking met tafelbladaudio met verlengingsmicrofoons. Alle bedrading en kabels zijn uit het zicht, de tafel is in de eerste plaats een open ruimte zonder extra rommel.

De volgende generatie audioproducten zal kleiner, meer geïntegreerd zijn en betere filtering en controle hebben. De meeste daarvan zullen automatisch zijn, bestuurd door interne software - maar er zullen ook geïntegreerde besturingselementen zijn, op dat gebied gebaseerd op software die de organisator van de vergadering kan bedienen.

Het belangrijkste om te onthouden met kameraudio is twee: mic-dekking voor duidelijke audio voor online deelnemers en sprekersdekking voor diegenen in de ruimte. Hierna verschuift het naar functies die specifiek zijn voor uw kamer of situatie.

Speciale opmerking: als u aan het trainen / lesgeven bent, wilt u uw productzoekfunctie uitbreiden met presentatiemicrofoons - die in alle soorten en maten beschikbaar zijn. De sleutel is om ervoor te zorgen dat ze specifiek zijn gebouwd voor gebruik voor videoconferenties en zijn afgestemd op spraakcommunicatie.

# 5: Display

Hoewel dit de laatste van de producten is die we zullen bespreken, betekent dit niet dat dit het minst belangrijk is. Wat we hebben gevonden met betrekking tot het display van de kamer is dit: tenzij je een interactief scherm nodig hebt (en de prijzen van die naar beneden komen), is het net zo gemakkelijk om die lokaal te kopen. Verschepende displays zijn lastig en duur. Ze kunnen tijdens het transport gemakkelijk beschadigd raken, en dat betekent vertragingen bij retourzendingen en overladingen. We richten ons daarom uitsluitend op interactieve schermen. U kunt naar uw plaatselijke grootvak elektronicawinkel gaan en 75 "+ 4K UltraHD-schermen krijgen en deze ophalen of lokaal laten bezorgen.

Onze kamersets bevatten meestal geen displays, hoewel we steeds meer sets maken met een interactief scherm. Dus, afhankelijk van uw voorkeuren en hoe u uw kamer wilt gebruiken, is het misschien beter om uw beeldschermen lokaal te kopen. We raden aan om de hoogste kwaliteit te kopen die u zich kunt veroorloven, en als u dubbele weergave wilt, krijgt u twee van hetzelfde scherm.

Kortom, u verdient het beste voor uw nieuwe videoconferentieruimte, die past bij de werkstijl en het budget van uw bedrijf. Vergeet niet dat het eenvoudiger is om een beperkt aantal "configuraties" te beheren en te ondersteunen, en het zal gemakkelijker zijn voor uw werknemers om de kamers te gebruiken als ze allemaal erg op elkaar lijken tijdens het instellen. Koop voor zowel de kamer gecombineerd met het doel, en je zult niet fout gaan.

En als u vragen heeft, neem dan gewoon contact met ons op.