Richtsnoeren voor het gebruik van videoconferenties bij de Rekenkamer

Richtsnoeren voor het gebruik van videoconferenties bij de Rekenkamer

Houd rekening met het volgende voordat u een videoconferentie plant:

1. Toestemming van de voorzitter of speciale kapitein is vereist.

2. De rechtbank maakt gebruik van videoconferenties op bedrijfsniveau, zoals Polycom, Cisco en Tenveo. De rechtbank biedt geen ondersteuning voor videovergaderingen op consumentniveau, zoals Skype of FaceTime.

3. De rechtbank begint gewoonlijk een procedure tussen 9.00 en 10.00 uur. Technische staf op de afgelegen vergaderlocatie moet beschikbaar zijn om op dit uur te helpen.

4. De rechtbank vereist over het algemeen een voorafgaande kennisgeving van ten minste een maand voor videoconferenties voor plannings- en testdoeleinden.

Nadat een videoconferentie is goedgekeurd door de voorzitter of speciale kapitein, moet u het volgende in gedachten houden:

1. De rechtbank zal de verzoekende partij een formulier toesturen om informatie te verkrijgen die nodig is om een systeemtest op te zetten.

2. Dit formulier vraagt onder meer om technische informatie zoals verbindingssnelheid en het type videoconferentiesysteem dat beschikbaar is op de externe conferentiesite. De technische informatie moet worden ingevuld door technisch personeel op afstand.

3. De test moet worden uitgevoerd in de kamer en met het systeem dat zal worden gebruikt voor de geplande procedure. Het wordt aanbevolen dat iemand van de verzoekende partij aanwezig is voor de test. Als alternatief kan de vragende partij voorafgaand aan de test de ruimte onderzoeken om vast te stellen waar mensen zullen zitten om de juiste plaatsing van apparatuur en microfoons te verzekeren.

Om een naadloze ervaring op de dag van het evenement te garanderen, is het belangrijk dat de ruimte vrij is van rommel en lawaai.

Let op het volgende op de dag (en) van de videoconferentie:

1. De rechtbank verbindt de videoconferentie ten minste 15 minuten voor aanvang van de geplande procedure om tijd te laten doorwerken voor onverwachte verbindingsproblemen.

2. De rechtbank zal ook alle microfoons en camerahoeken testen. Het is belangrijk dat op dit moment technisch personeel aanwezig is op de afgelegen conferentiesite.

Terwijl de procedure aan de gang is, moet het technische personeel op de externe conferentiesite telefonisch bereikbaar blijven in geval van een probleem.

3. Als de procedure meerdere dagen beslaat, zal het gerecht elke dag ten minste 15 minuten vervroegd aansluiten.

Bovenstaande tips worden gegeven door Tenveo videoconferentie, neem contact met ons op voor meer informatie om uw rechtbank video-conferencing te bouwen.