Hoe: een succesvolle online vergadering organiseren

Als u uw bedrijf uit verschillende steden en mogelijk landen uitvoert, begrijpt u de noodzaak van online vergadering en web conferentie software. Programma's zoals Tenveo Meeting en Infinite Conferencing hebben vergaderingen voor grote bedrijven en organisaties omgevormd. De USPS, Verenigde Staten Post Office, heeft veel landelijke, buiten de weg locaties. Deze postkantoren gebruiken vergelijkbare softwareprogramma's voor training en massamøten. Deze programma's zijn zeer eenvoudig om een vergadering te maken, plannen en organiseren.

Het probleem bij deze bijeenkomsten is hetzelfde probleem van elke afspraak: Hoe krijg je mensen om je vergadering bij te wonen en hoe hou je je publiek betrokken en geïnteresseerd in de vergadering?

Uitnodigende deelnemers

Veel van deze online ontmoetingsprogramma's bieden e-mailuitnodigingsfuncties die u kunt gebruiken om de mensen uit te nodigen die u graag bij uw vergadering wilt aansluiten. Vele weten hoe u massa-e-mails verstuurt, en met de vooruitgang van e-mailprogramma's en integraties met deze conferencing tools kunt u mensen met een paar klikken uitnodigen. Markeer, snijd en plak de ontmoetings-URL in het lichaam van uw email wanneer u uw uitnodigingen verzendt. Deze programma's nemen de deelnemer direct naar de virtuele kamer voor de vergadering, zodat alle deelnemers moeten doen, klik op de link in de email.

Een online vergadering met meerdere computersWeb-based en java-enabled, het is eenvoudig om deze softwareprogramma's te gebruiken. Elke software vraagt om basisinformatie, zoals welke tijd en datum u uw vergadering wilt en zal dan een URL voor de vergadering genereren. U kunt dan de ontmoetingslink knippen en plakken in een e-mail of ander elektronisch bericht waarmee mensen kunnen bijwonen.

Wanneer mensen op de link klikken, wordt een java-based venster geopend met een paar bedieningselementen zoals microfoon, toetsenbord, pen, tekstdozen en highlighters. De moderator, degene die de vergadering heeft gecreëerd, is in staat om deze applicaties voor de bijeenkomstgasten te controleren. Normaal gesproken wordt een presentatie samen met de ontmoetingssoftware gebruikt, zodat de aanwezigen een gids hebben om te volgen wat er in de vergadering wordt gedeeld.

Veel oefenen

Meisje beoefenen van haar online vergadering Het kan lijken dom, maar het repeteren van wat je wilt zeggen is een goed idee. Het zorgt ervoor dat uw vergadering soepeler stroomt en u de tijd geeft om eventuele insecten uit uw presentatie te verwijderen. Je doel is immers om je publiek actief en niet passief te luisteren. Uw presentatie is een overzicht van de informatie niet de gehele vergadering. Met een online vergadering kunt u ze verliezen als u niets meer doet dan precies wat er op het scherm staat. Oefen wat u wilt zeggen en gebruik uw presentatie als een overzicht niet de gehele vergadering.

Schedule zorgvuldig, minder is meer

Uw bedrijf loopt op het moment van zaken. Hoe langer u uw werknemers in een vergadering houdt, hoe minder geïnteresseerd zij zullen zijn. Houd je vergadering kort, zoet en als je een schema hebt, houd je bij het schema. Probeer om waar mogelijk dingen in uw presentatie uit te laten, zodat u uw ontmoeting interessant kunt maken van de eerste tot de laatste.

Als u dit artikel leuk vond en graag meer wilt weten over het organiseren van fatsoenlijke online vergaderingen, raden wij u ook aan Tenveo's artikel te lezen met online ontmoetings tips.