Tps voor goede afstandsbijeenkomsten
Apr 23, 2019
Tips voor goede afstandsbijeenkomsten
Afstandsvergaderingen besparen tijd en produceren snellere resultaten
Enkele van de voordelen van vergaderingen op afstand zijn:
• Verlaag of elimineer reiskosten
• Verhoog de efficiëntie van het bedrijf - reistijd wordt werktijd
• Verminder stressniveau bij werknemers - balans werk en privé
• Rechtlijnig en spontaan
• Milieuvriendelijk
Tips voor goede teleconferenties
Voorbereiding (als voorzitter van een vergadering)
Doel. Heeft een duidelijk doel voor de bijeenkomst en wat u van de deelnemers verwacht. Is het een bijeenkomst voor informatie, discussie of besluit?
• Juiste mensen. Nodig de juiste mensen uit, mensen die beiden iets aan de bijeenkomst toevoegen en er iets uithalen.
• Vereiste metingen. Stuur de vereiste metingen naar de deelnemers en een persoonlijk commentaar voor elk van de deelnemers over wat van hen wordt verwacht. Moeten ze bepaalde informatie naar de bijeenkomst brengen of iets in het bijzonder uitleggen?
• Duidelijke agenda. Stuur een agenda en een lijst met deelnemers tijdig vóór de vergadering.
• Informeer. Leg uit hoe u aan de vergadering deelneemt (telefoonnummer en elke pincode) of dat er een oproep wordt gedaan aan de deelnemer.
• Test. Voordat u uw eerste vergadering begint, kunt u een paar testbezoeken afleggen en de verschillende functies uitproberen. Het kan zijn dat uw schakelbord speciale commando's vereist om meerdere partijen te bellen - raadpleeg uw telefoniebeheerder.
• Documentatie. Hoe wordt de vergadering gedocumenteerd? Het is een goed idee om de opnamefunctie te gebruiken.
• Hou het simpel. Als de vergadering een terugkerende is, voegt u de deelnemers als een groep toe aan de conferentiegids of voegt u afzonderlijke contacten toe aan het telefoonboek.
• Begin en eindig op tijd. Start de vergadering altijd op de afgesproken tijd, ook als er deelnemers ontbreken.
(Plan een korte pauze als de vergadering moet worden verlengd).
• Follow-up en doorlopen. Vat samen, volg en stuur vergadernotities direct na de vergadering. [Stel deadlines in en laat iedereen weten wie waarvoor verantwoordelijk is].
Tijdens de vergadering (als voorzitter van een vergadering)
Introducties. Welkom en introduceer iedereen. Dit zorgt ervoor dat de vergadering goed van start gaat en zorgt voor een inclusieve sfeer, zelfs voor mensen die off-site zijn. Als de vergadering niet erg groot is (maximaal 10 deelnemers), vraag de deelnemers dan om zichzelf even voor te stellen om een oor voor hun stem te krijgen. Probeer altijd een sfeer te creëren die mensen het gevoel geeft om allemaal bij elkaar te zitten, zelfs degenen die op andere locaties deelnemen.
• Minuten. Maak aantekeningen of benoem een secretaresse die minuten kan opnemen en toegang heeft tot de opname als die is gemaakt.
• Agenda. De persoon die de vergadering leidt, legt uit waar de vergadering over gaat en hoe lang deze zal lopen en geeft een korte samenvatting van de agenda.
• Onderbrekingen. Start de vergadering door basisregels voor de vergadering uit te leggen en wat kan verontrustend zijn.
U zult geen e-mails lezen, surfen op uw Smartphone, werken met andere opdrachten, enz.
• Onderbrekingen. Als de vergadering langer dan 45 minuten duurt, neem dan een pauze om mensen hun benen 10-15 minuten te laten strekken voordat ze verder gaan.
• Tot een overeenkomst komen. Voordat je doorgaat naar een nieuw item, vraag je de verschillende deelnemers om te zien of iemand iets wil zeggen. Hierdoor voelt iedereen zich betrokken.
• Dynamisch. Beheer en overweeg de dynamiek in de groep. Zorg ervoor dat iedereen inspraak krijgt in de kwestie die wordt besproken, omgaan met conflicten.
• Leg uit. Als er iets in de ruimte gebeurt (dat kan misschien een lach krijgen), leg dan uit wat er gebeurt met iedereen die telefonisch deelneemt om ervoor te zorgen dat iedereen zich opgenomen voelt.
• Tijd voor vragen. Reserveer tijd om eventuele vragen te beantwoorden.
• Nieuwe vergadering. Als er zaken zijn die moeten worden opgevolgd, spreek dan een tijdstip af voor de volgende vergadering.
Na de vergadering (als voorzitter van een vergadering)
Follow-up en volg door. Vat samen, volg en stuur vergadernotities direct na de vergadering. Stel deadlines in en laat iedereen weten wie waarvoor verantwoordelijk is.
Voor iedereen die aan een vergadering deelneemt (op externe locatie)
• Vrede en stilte. Probeer zo stil mogelijk een plek te vinden om te zitten.
• Parkeer. Als u deelneemt vanuit uw auto, parkeer dan veilig, bijvoorbeeld op een parkeerplaats, voordat u aan de vergadering deelneemt.
• Schakel de microfoon uit. Als u ergens zit met veel achtergrondgeluid, bijvoorbeeld op een luchthaven of in een auto of café, zet dan de microfoon uit (mute) als u niet spreekt.
• Wees klaar in de tijd. Zorg ervoor dat u op tijd aanwezig bent voor de vergadering om uzelf de kans te geven met andere deelnemers te chatten voordat de vergadering begint (op dezelfde manier als mensen in een vergaderruimte dat zouden doen).
• Stel jezelf voor. Als je iets te zeggen hebt, zorg er dan voor dat mensen je stem herkennen door jezelf eerst voor te stellen.
• Houd mensen op de hoogte. Als u de verbinding verbreekt (slechte ontvangst, enz.), Bel dan onmiddellijk terug en laat op een geschikt moment de andere deelnemers weten dat u een tijdje niet thuis bent geweest.
• Focus. Concentreer je op de vergadering. Lees geen e-mails of andere dingen tijdens de vergadering.
