Functies voor videoconferentieservice
Aug 25, 2020
Apparatuur
Afhankelijk van hoe u ervoor kiest om uw videoconferentiesysteem te bedienen, heeft u mogelijk extra apparatuur nodig. Als u alleen vergaderingen vanaf uw desktop- of laptopcomputer wilt hosten en deelnemen, hebt u geen andere apparatuur nodig zolang uw computer een ingebouwde camera en microfoon heeft. Als het niet over die, u kleine camera's en microfoons te kopen voor minder dan $ 50 per stuk.
De grotere kosten komen wanneer u een ruimte in uw bedrijf, zoals een vergaderruimte, wilt omzetten in een speciale plek om videoconferenties te organiseren. Hiervoor heb je camera's, microfoons, luidsprekers en monitoren nodig.
Voor hoge HD-camera's, u verwachten om overal te betalen van een paar honderd dollar tot meer dan duizend. De duurdere opties kunnen pannen en kantelen en inzoomen op de persoon die spreekt.
Microfoon en luidsprekers worden meestal gecombineerd in één apparaat. Deze variëren van ongeveer $ 50 tot een paar honderd dollar, afhankelijk van de grootte en het model dat u kiest. Monitor prijzen variëren sterk per grootte.Sommige videoconferentieservices bieden complete pakketten van alle apparatuur die u nodig hebt.
Functies voor videoconferentieservice
Bij het kiezen van een videoconferentieservice moet u op zoek gaan naar bepaalde functies voordat u een aankoopbeslissing neemt.
Deelnemers aan de vergadering
U wilt vergadersoftware die het hoogste aantal gebruikers dat u in één keer in een vergadering hebt, kan ondersteunen. Sommige services beperken het aantal deelnemers tot minder dan 10, terwijl andere providers oplossingen hebben die plaats bieden aan enkele duizenden tegelijk.
Videostream
Naast het beperken van het aantal gebruikers in een virtuele vergaderruimte in een keer, sommige diensten cap hoeveel video streams kunnen worden op gelijktijdig. Als u wilt dat iedereen in uw vergadering op camera staat, moet u ervoor zorgen dat de videoconferentieservice die u kiest, dat aantal videofeeds kan ondersteunen.
Video- en audiokwaliteit
Biedt de videodienst HD-videofeeds? Je hebt waarschijnlijk geen video van productiekwaliteit nodig, maar je wilt ook geen korrelige of wazige videofeed. De videokwaliteit moet goed genoeg zijn dat het geen afleiding is voor degenen aan de andere kant van de lijn.
Daarnaast wilt u een service met een hoge-definitie audiokwaliteit. Als degenen in de vergadering u niet kunnen horen, zal de video van hoge kwaliteit niet veel verschil maken. Zorg ervoor dat de audio- en videofeeds in goede staat zijn voordat u een vergadersysteem kiest.
Inbellen
Hoewel u er misschien de voorkeur aan geeft dat iedereen via een videofeed deelneemt aan uw vergadering, is dat mogelijk niet altijd mogelijk. Voor die tijden wilt u een conferentieservice die deelnemers de mogelijkheid geeft om telefonisch lid te worden, zodat ze op zijn minst de audio kunnen horen.
Scherm delen
Een groot voordeel van videoconferenties in de cloud is de mogelijkheid om documenten, spreadsheets, presentaties of iets anders dat u op uw computer hebt opgeslagen, te delen. Met de meeste services kan de host van de vergadering zijn scherm delen en met sommige services kan iedereen in de vergadering ook zijn scherm delen.
Integraties
Een videoconferentieservice die integreert met uw online agenda of e-mailclient, maakt het plannen van videovergaderingen eenvoudig. Wanneer een vergadering is gepland, worden de routebeschrijvingen voor deelname aan de vergadering automatisch geüpload naar een e-mail die wordt uitgevoerd naar genodigden en worden details van de vergadering ook in uw agenda geplaatst.
Apps voor vergaderen naar video's
Buiten kantoor zijn mag niet langer een excuus zijn om een videogesprek te missen. De meeste videoconferentieoplossingen hebben mobiele toepassingen voor iOS- en Android-apparaten, zodat deelnemers, zelfs de host, vanaf een smartphone of tablet aan een vergadering kunnen deelnemen.
Kamersystemen
Terwijl deelnemen aan een vergadering vanuit een computer of mobiele app handig is, heeft uw bedrijf mogelijk een videoconferentieservice nodig waarmee u een volledige vergaderruimte gebruiken voor videogesprekken. Sommige videoconferentiediensten bieden de apparatuur – zoals camera's, microfoons, luidsprekers, monitoren en software – die nodig zijn om deze vergaderingen in een vergaderruimte te organiseren.
Opname
Er zijn momenten dat iemand geen belangrijke vergadering kan houden. De meeste vergadersystemen kunnen vergaderingen opnemen om later te worden bekeken. Sommige services slaan de videochat-opnames op in de cloud, terwijl andere vereisen dat u ze op uw eigen apparaten opslaat.
Chatberichten
Met sommige vergadersoftware u geschreven berichten verzenden naar degenen in de vergadering. Dit kan handig zijn als u een vraag wilt stellen zonder de spreker te onderbreken.
Andere functies die bedrijven willen zoeken in een videoconferentieservice zijn de mogelijkheid om een vergadering te vergrendelen zodra deze is begonnen, whiteboardingtools om werknemers in staat te stellen samen te werken, externe toegang via mobiele apps, groepschat, aangepaste branding, de mogelijkheid om deel te nemen aan een vergadering via een webbrowser (zonder speciale programma's of software te downloaden), en de optie om meerdere mensen een vergadering tegelijk te laten hosten.
