Wat is videovergaderen?

U wilt een vergadering met uw team plannen om een lopend of komend project te bespreken. Het enige probleem is dat mensen in uw team op afstand werken. Het is een uitdaging om ze allemaal tegelijkertijd op kantoor te krijgen.

Gelukkig maakt technologie het gemakkelijk om mensen samen te brengen voor een vergadering of conferentie. Dankzij videoconferenties kan uw team face-to-face praten zonder in dezelfde kamer of zelfs in dezelfde staat of hetzelfde land te hoeven zijn.

Meer informatie over de belangrijkste voordelen van videoconferenties en de belangrijkste redenen voor uw bedrijf om het te gebruiken.

Wat is videovergaderen?

Videoconferenties zijn in veel opzichten vergelijkbaar met elk ander type telefonische vergadering. Hiermee kunnen twee of meer mensen in realtime met elkaar communiceren, zonder op dezelfde locatie te zijn. In tegenstelling tot een telefonische conferentie kunnen deelnemers tijdens een videoconferentie elkaar tijdens het gesprek zien. Naast dat deelnemers elkaar tijdens de vergadering kunnen zien, biedt videoconferentie ook vaak de mogelijkheid om informatie, zoals documenten of een presentatie, tijdens het gesprek te delen.

Hoewel videoconferentie vergelijkbaar is met een videogesprek, heeft het meestal meer dan twee deelnemers. Een videoconferentie kan plaatsvinden tussen alle leden van een projectteam, tussen uw team en het team van een klant of tussen uw team en de aandeelhouders van uw bedrijf. In sommige gevallen is het aantal deelnemers dat op een videoconferentie kan springen onbeperkt.

Welke technologieën worden gebruikt bij videoconferenties?

Videoconferenties zijn afhankelijk van verschillende soorten apparatuur en technologie. Een videoconferentiesysteem moet gegevens naar deelnemers verzenden en moet het gevoel geven dat alle deelnemers zich in dezelfde ruimte bevinden, in plaats van op verschillende locaties. Hoewel de exacte technologie die wordt gebruikt en de specifieke apparatuur die nodig is voor een videoconferentie enigszins kan variëren op basis van de behoeften van een organisatie, zijn in het algemeen alle onderstaande elementen nodig om een videoconferentie te laten werken.

1. Softwareprogramma

Een softwareprogramma vormt meestal de kern van elke videoconferentie. Er bestaan veel verschillende programma's en elk heeft zijn voor- en nadelen. Een programma dat geschikt is voor het ene bedrijf, is misschien niet geschikt voor een ander bedrijf. Met sommige programma's kunnen mensen bijvoorbeeld deelnemen aan de videoconferentie met behulp van een laptop of andere computer of door in te bellen vanaf een telefoon. Veel programma's beperken het aantal deelnemers of deelnemers aan de vergadering, hoewel sommige softwareprogramma's een ruimere vergoeding hebben dan andere.

In sommige gevallen is de software die de videoconferentie aanstuurt geïntegreerd in de hardware. In andere gevallen is de software een zelfstandige app die werkt met verschillende apparaten.

2. Internetverbinding

De audio en video moeten van het apparaat van een persoon naar het apparaat van een andere persoon reizen om een videoconferentie te laten werken. Een manier voor de gegevens om te reizen is via een snelle internetverbinding. Door de aanwezigheid van snelle internetverbindingen bij bedrijven is videovergaderen voor veel bedrijven een realiteit geworden. Hoe sneller de internetverbinding van een bedrijf, hoe meer het kan doen met de video en hoe beter de kwaliteit van de video.

3. Video-invoer / uitvoer

Mensen die deelnemen aan een videoconferentie hebben een manier nodig om te zien wat er gebeurt en een manier om visueel deel te nemen aan de discussie. Video-invoerapparatuur is meestal een camera, zoals een webcam die is aangesloten op een laptop of een zelfstandige videocamera. In sommige gevallen kan de video-invoer het scherm van een computer of digitaal whiteboard zijn.

Video-uitvoerapparatuur omvat apparaten die de beelden van de videoconferentie weergeven. De apparatuur kan bestaan uit een laptopscherm of desktopmonitor, een videoprojector en -scherm, een televisie, LCD-scherm of videomuur.

4. Audio-invoer / uitvoer

Net als de video, moet de audio in en uit reizen als onderdeel van de conferentie. Audio-invoerapparatuur is vaak een microfoon of een set microfoons. Afhankelijk van de opstelling van de conferentie, kan een microfoon worden ingebouwd in een laptop of een stand-alone apparaat zijn. In sommige vergaderruimtes worden microfoons door de ruimte geplaatst of centraal geplaatst, zoals op een tafel.

Apparatuur voor audio-uitvoer kan luidsprekers omvatten, zoals luidsprekers ingebouwd in een laptop of desktop, een hoofdtelefoon of een volledig geïntegreerd audiosysteem met versterker en luidsprekers in de hele kamer.

5. Akoestische echo-onderdrukkingsapparatuur

Een potentieel nadeel van een slecht ontworpen videoconferentiesysteem is de vertraagde echo die kan optreden wanneer een sprekende persoon wordt gehoord in het verre systeem en de spraak wordt opgepikt en teruggestuurd naar het oorspronkelijke systeem. Om die reden maakt echo-onderdrukkingstechnologie vaak deel uit van een videoconferentieprogramma. De technologie vermindert de vertraging in de audio zodat deze natuurlijk aanvoelt en klinkt.