5 tips voor een betere videoconferentie Tenveo

Terwijl organisaties zoeken naar manieren om de tijdsvereisten en reiskosten te verminderen, is videoconferentie een belangrijke manier geworden om communicatie en samenwerking te bevorderen. De volgende tips kunnen een organisatie helpen optimaal gebruik te maken van haar videoconferentieapparatuur.

1. BEREID DE KAMER VOOR.

De vergaderruimte mag geen ramen hebben - noch naar buiten, noch naar andere binnenruimtes. Als dit onvermijdelijk is, richt u de camera niet op een raam. Cameravriendelijke stoffen jaloezieën moeten worden gebruikt om verlichtingsproblemen en achtergrondafleidingen te minimaliseren en om de akoestiek te verbeteren.

Diffuus licht is geschikter dan direct licht, omdat direct licht een inconsistent beeld op het scherm zal weergeven. De kamer moet worden geschilderd in neutrale tinten en vrij van drukke kunstwerken binnen het gezichtsveld van de camera. Muren geschilderd in een blauw of grijs palet, bijvoorbeeld, bieden een aangenaam contrast van de deelnemers.

2. VIND DE BESTE CAMERALOCATIE EN WEERGAVEHOOGTE.

In een typische vergaderruimte met één scherm moet de camera boven het scherm worden geplaatst, in het midden. In een systeem met twee schermen kan de camera het beste tussen de schermen worden geplaatst, in het midden, om oogcontact te bevorderen. Het display moet zo worden geïnstalleerd dat de onderkant van het beeld zich net boven de hoogte van de vergadertafel bevindt, waardoor de verste deelnemers er meer uitzien alsof ze in dezelfde ruimte zijn.

3. GEBRUIK EFFECTIEF MICROFOONS.

Plafondmicrofoons zijn ideaal voor een grote vergaderruimte. Omgekeerde tafelmicrofoons kunnen vreemde geluiden, zoals het schudden van papier of tikken met de vingers, opnemen en kunnen het beste worden vermeden. Een goede vuistregel is om één microfoon voor elke twee deelnemers te gebruiken. Als het gebruik van slechts één microfoon onvermijdelijk is, moet deze in het midden van de tafel worden geplaatst, zodat de stem van iedereen gelijk wordt vastgelegd.

Veel vergaderruimtes hebben lange, smalle tafels die niet goed geschikt zijn voor videoconferenties. Door een ovale tafel te gebruiken, kunnen deelnemers de schermen zien zonder te hoeven leunen. Stoelen met hoge ruggen blokkeren ook de neiging andere deelnemers te blokkeren; die met lage ruggen zijn een betere keuze.

Als slechts een paar mensen deelnemen aan een vergadering, moeten ze zich dicht bij elkaar verzamelen, waarbij de camera wordt ingezoomd om iedereen zo groot mogelijk op het scherm te maken.

5. OPTIMALISEREN VAN GEGEVENSSAMENWERKING.

Gegevensuitwisseling in een systeem met één scherm kan het beste worden afgehandeld via monitors op de tafel. Sommige codecs maken het delen van gegevens mogelijk op hetzelfde scherm als de video, maar dat is niet ideaal, omdat videoconferenties bedoeld zijn om de andere deelnemers te zien. Een tweede beeldscherm kan boven het primaire worden gemonteerd, waarbij de camera ze scheidt. Met deze opstelling, wanneer deelnemers van de videoconferentie naar de gegevens en terug scannen, kruist hun blik het vlak van de camera-opname.

In een systeem met twee schermen moet video op het ene scherm worden weergegeven, terwijl gegevens op het andere worden gedeeld.

Documentcamera's en interactieve whiteboards moeten binnen het gezichtsveld van de camera worden geplaatst. Op die manier, als een deelnemer bijvoorbeeld op het whiteboard staat, kan hij of zij een presentatie geven en in de scène blijven.