Bestrijd de competitie met samenwerking!

Grootte maakt niet uit. Elk bedrijf, groot of klein, gebruikt vergaderruimten voor teamvergaderingen, brainstormsessies, trainingssessies, klantenforums en organisatorische conferenties. In het verleden werd de hoeveelheid geld uitgegeven aan informatiecommunicatietechnologie gebruikt om het concurrentievermogen van een bedrijf op de markt te bepalen. Betere communicatie- en samenwerkingstools betekenden meer bedrijfssnelheid, minder reiskosten, hogere productiviteit en snellere innovatie. Tijden zijn veranderd. Naarmate technologie betaalbaarder en toegankelijker wordt, is het tijd voor kleine en middelgrote ondernemingen om samen te werken en terug te vechten.

Concurrentievermogen en technologie

De innovatieoorlog is nog steeds gaande, maar het verschil is dat kleinere bedrijven nu toegang hebben tot hetzelfde arsenaal om hun concurrentievermogen te vergroten. De afgelopen 20 jaar hebben grote bedrijven toegang gehad tot geavanceerde samenwerkingstechnologieën om reiskosten te verminderen en de productiviteit te verhogen, wat resulteert in een grotere concurrentiepositie. Ze hebben geïnvesteerd in monolithische hardware-gebaseerde video-oplossingen waarvoor een grote IT-investering nodig was, samen met een team van experts om een ​​zeer complexe infrastructuur te beheren. Kleine en middelgrote ondernemingen hadden eenvoudigweg niet de middelen om van dezelfde soorten samenwerkingshulpmiddelen te genieten. Maar dingen veranderen snel.

Communicatie- en samenwerkingstechnologieën zijn nu beschikbaar in de vorm van software op desktop- en mobiele apparaten en geleverd vanuit de cloud. Sommige zijn gratis (Microsoft Skype, Google Hangout, WeChat, Line, ooVoo ...) en andere vereisen een maandelijks abonnement op een specifieke service (Microsoft Skype For Business, Amazon Chime, Zoom, Bluejeans ...). Als gevolg hiervan is het nu voor het midden- en kleinbedrijf mogelijk om hun teams uit te rusten met dezelfde communicatiehulpmiddelen op desktop- en mobiele apparaten om te kunnen concurreren met grotere spelers. Als het echter gaat om het gebruik ervan in de vergaderruimte, staan ​​ze voor een aantal uitdagingen. Dit is waarom ...

Werkruimten en samenwerking

Conferentieruimtes bestaan ​​al heel lang. Werkstijlen zijn aanzienlijk veranderd, maar de gebruikte ontwerpen en technologieën zijn al vele jaren hetzelfde. Volgens recent onderzoek, van de 12,5 miljoen vergaderzalen wereldwijd, is slechts 3% vandaag uitgerust met traditionele videoconferenties. Hoge uitrustingskosten vormden de grootste belemmering voor de implementatie van technologie, vooral in kleinere vergaderruimten. Bovendien is 97% van die kamers alleen uitgerust met een display en een telefoon.

Terwijl technologische innovaties het nu voor elke organisatie gemakkelijker maken om nieuwe communicatie- en samenwerkingsoplossingen te adopteren, verspillen vergaderingen tot 20 procent van de videovergaderingen aan technische problemen rond voorbereiding en connectiviteit. In het digitale tijdperk van vandaag is dit gewoon onaanvaardbaar. Technologie moet uw bedrijf helpen en geen invloed hebben op de productiviteit en prestaties. Laten we daarom enkele van de problemen van medewerkers tijdens vergaderingen nader beschouwen.

Problemen voor gebruikers

  Na zorgvuldig te hebben geluisterd naar eindgebruikers, deelnemers te observeren en verschillende sectorrapporten te analyseren, hebben we zes terugkerende en endemische problemen geïdentificeerd waarmee teams rekening moeten houden:

1.Kabels, adapters en schermresolutie : er gaat tijd verloren omdat presentatoren moeite hebben om de juiste adapter of kabel te vinden om het document op hun laptop weer te geven of omdat ze de schermresolutie en beeldkwaliteit niet kunnen aanpassen.

2. Laptops voor teamsamenwerking: de efficiëntie wordt beïnvloed doordat deelnemers een laptop gebruiken om web- en videoconferenties bij te wonen. Daarom moeten mensen voor de webcam knijpen en de microfoon laten horen en zien die de virtuele vergaderervaring beïnvloedt. Degenen die buiten de camera blijven, eindigen met multitasking en zijn minder betrokken in vergelijking met anderen.

3. Monolithische samenwerkingsoplossingen: klanten zijn het beu om te investeren in samenwerkingssystemen die maar voor één ding kunnen worden gebruikt. Te vaak worden audio-, web- en videoconferentiesystemen in silo's gebouwd en zijn ze niet interoperabel.

4.UC- en werkruimtestrategieën: werknemers zijn uitgerust met uniforme communicatietoepassingen op al hun apparaten, behalve die in de vergaderruimte. Ze raken gefrustreerd wanneer ze gedwongen worden om nog een ander systeem met een andere interface te gebruiken. De tijd wordt een zeldzaam goedje, dus het geduld van gebruikers.

5. Sociale media-applicaties: jongere generaties houden van sociale media en mobiele applicaties. Ze willen ze ook op het werk gebruiken om zo productief mogelijk te zijn. Toch verbieden verschillende bedrijfsbeleid het gebruik van consumenten- en sociale mediatoepassingen zoals Facebook Messenger, WhatsApp, Line, WeChat ...

6. Realtime informatiedeling: bedrijven investeren veel in applicaties om in realtime toegang te krijgen tot allerlei soorten gegevens, maar het delen van dergelijke gegevens in een teamvergadering is vaak een probleem. Gebruikers moeten toegang hebben tot dergelijke gegevens via het systeem in de vergaderruimte zodat iedereen deze op dezelfde pagina kan zien.

Smarter Collaboration voor SMES

Er is een nieuwe generatie Smart Collaboration Systems ontworpen om teamvergaderingen meer participatief, effectief en collaboratief te maken. Ontworpen door Tenveo Solutions in Singapore, ROOMIE® is een reeks "open" (dwz platform- en service-agnostische) samenwerkingssystemen die draaien op Windows 10 Pro, waardoor werknemers toegang hebben tot alle consumenten- of bedrijfsapplicaties; draadloos gegevens delen vanaf elk apparaat; start chatsessies; deelnemen aan virtuele conferenties (audio / internet / video) en media streamen in elke vergadering, leer- of trainingsruimte.

Alle Tenveo- modellen worden geleverd met een professionele camera, microfoon en luidsprekers voor een zakelijke samenwerkingservaring. Ze maken gebruik van de kracht van software en de cloud en zijn verkrijgbaar tegen een fractie van de prijs in vergelijking met traditionele, op hardware gebaseerde oplossingen. SMES kan ROOMIE® Smart Collaboration-systemen gebruiken in combinatie met gratis cloudgebaseerde services zoals Microsoft Skype of Google Hangout of professionele abonnementen op basis van UCaaS of VaaS.

Conclusie

Vandaag is het tempo van zaken veel sneller. De time-to-market en productlevenscycli zijn korter dan ooit. De wereld is een steeds complexere en competitievere plaats waar productiviteit en innovatie van levensbelang zijn. Slagen in deze zeer competitieve wereld vereist dat mensen - overal - meer samen moeten werken.

De nieuwe goederen zijn dat zelfs kleine en middelgrote bedrijven kunnen terugvechten zonder grote sommen geld in de technologie te hoeven spenderen om het al te maken. Kies software, cloudgebaseerde en open slimmere samenwerkingssystemen zoals Tenveo voor uw vergader-, leer- en trainingsruimten. En geef uw teams de kracht om de samenwerkingshulpmiddelen te gebruiken die zij nodig hebben om ongekende golven van productiviteit en innovatie te ontketenen!

In deze snel veranderende wereld houden we ook The Times bij. We zijn ook aan het innoveren. In de komende maand zullen we een reeks nieuwe producten introduceren.

Laten we uitkijken naar dat moment