Waarom kiezen voor videoconferentiesysteem?

Waarom kiezen voor videoconferentiesysteem?

Met de ontwikkeling van de bedrijfsgrootte en de toename van personeel en filialen ontstaan onvermijdelijk vele "groeiende problemen", zoals de problemen van bedrijfsbeheer, communicatie, efficiëntie, kostenverspilling enzovoort. Sterker nog, zolang de communicatie-efficiëntie is verbeterd, kunnen managers sneller besluitvormingsinformatie vrijgeven, kunnen leidinggevenden besluitvorming sneller implementeren om zakelijke kansen te grijpen en uiteindelijk meer winst en marktaandeel behalen.

Communicatie neemt een zeer belangrijke plaats in in de werking van ondernemingen. De traditionele methoden voor externe communicatie zijn niet meer dan telefonisch contact of zakenreis. Hoewel teleconferenties snel en snel kunnen communiceren, vanwege de onzichtbare beperkingen, moeten mensen op zakenreis worden gestuurd wanneer ze tijdens het communiceren producten en informatie moeten weergeven. Vaak om een uur bij te wonen moeten vergaderingen meer dan twee dagen om te reizen doorbrengen, gepaard gaande met hoge reiskosten, waardoor de kosten van de bedrijfsvoering stijgen. Hoewel frequent reizen de meeste problemen oplost, maar de beslissingscyclus enorm verlengt, kan een seconde achter concurrenten in wreed winkels meer dan alleen geld verliezen. Het verbeteren van de kwaliteit en efficiëntie van communicatie is een must geworden voor bedrijfsleiders.

Met het oog op de communicatiemoeilijkheden van ondernemingen is een videoconferentiesysteem ontstaan en hebben binnen- en buitenlandse grote fabrikanten hun eigen videoconferentiesysteem geïntroduceerd. Videoconferencing heeft duidelijke voordelen ten opzichte van traditionele teleconferenties. Videoconferenties kunnen een directe en uitgebreide video- en audioomgeving bieden en zijn interactiever in communicatie. Bijeenroeping videoconferentie kan niet alleen de stem van de spreker horen, maar ook duidelijk zijn uitdrukking, actie zien, brengen echte en intuïtieve communicatie-ervaring. Gedeelde bestandsgegevensfunctie kan foto's, PPT, documenten, audiovisuele bestanden weergeven, zodat onderwijs en training op afstand echt werkelijkheid worden. Videoconferentiesystemen zijn niet alleen handig voor bedrijven om op elk moment interne vergaderingen en technische uitwisselingen te houden, maar kunnen ook bedrijven helpen bij het oplossen van de problemen van training en werving op verschillende plaatsen. Het maakt communicatie over de lange afstand frequenter, efficiënter en efficiënter, waardoor de manier van werken van ondernemingen ingrijpend wordt beïnvloed, de besluitvormingstijd verkort, terwijl de coördinatie en het concurrentievermogen van de organisatie worden verbeterd.

Voordelen van videoconferenties

Videoconferentiesysteem is een soort van virtueel conferentiesysteem dat wordt gerealiseerd door privé-netwerk of openbaar internet. Het stelt geografisch verspreide gebruikers in staat om samen te komen en informatie uit te wisselen door middel van afbeeldingen, geluid en andere manieren, en ondersteunt mensen om real-time informatie uit te wisselen en te delen op een lange afstand en om samen te werken.

De universele toepassingsmodi van videoconferentiesystemen in ondernemingen omvatten het volgende:

Allereerst voor interne communicatie. Gedistribueerd in verschillende regio's van de bedrijfstak, met behulp van video-conferencing-systeem kan communiceren met het hoofdkantoor op elk moment en overal, geen tijd verspillen aan de reis, verkort de besluitvormingstijd voor de onderneming, het verbeteren van de operationele efficiëntie van het bedrijf.

Ten tweede, visualiseer producten voor het publiek en richt klanten en verbeter hun intuïtie. Zoals het gezegde luidt: "zien is geloven", door het product te laten zien, de klant intuïtief het uiterlijk van het product laten zien, werkstatus, prestaties, enz., Dan zijn slechts enkele sets gegevens overtuigender.

Ten derde, visualiseer de interactie met niet-lokale klanten om het realiteitsgevoel te vergroten. In het verleden vereist communicatie met externe klanten dat het relevante personeel meerdere keren naar twee steden reist, wat tijdrovend en arbeidsintensief is. Het gebruik van een videoconferentiesysteem is vergelijkbaar met face-to-face communicatie, waardoor de behoeften van de klant op tijd kunnen worden begrepen.

Ten vierde, on-the-job training uitvoeren voor werknemers van filiaalbedrijven. Met de toenemende schaal van ondernemingen en de steeds meer gedecentraliseerde organisaties worden de bedrijfsopleiding en het ideologische werk van het personeel moeilijk. Gecentraliseerde training kost veel geld en tijd. Videoconferencing systeem zal bedrijven helpen bij het opzetten van trainingen in klaslokalen op basis van internet, zodat docenten en studenten ver van de horizon face-to-face communicatie en communicatie, om de droom van afstand onderwijs en opleiding bedrijven te realiseren.

Ten vijfde, ondersteuning en onderhoud op afstand van visualisatietechnologie voor het bedrijf zelf of voor zijn klanten. Door middel van de video-conferencing software-systeem kunnen technici "face-to-face" uitleg, effectief en snel op te lossen de ondervonden problemen, sterk verbeteren van het vertrouwen van de klant en de tevredenheid van ondernemingen.

Het zes-systeem voor videoconferenties kan worden gebruikt voor visuele werving. Het is niet alleen tijdrovend en arbeidsintensief voor het relevante personeel van ondernemingen om naar andere plaatsen te gaan om te werven, maar ook vanwege de beperkte energie van de persoon die verantwoordelijk is voor rekrutering, kunnen ze alleen naar verschillende steden gaan en meer lokale talenten missen. . Met een videoconferentiesysteem kunnen werkzoekenden direct 'face-to-face' communiceren op het hoofdkantoor van hun lokale vestiging, waardoor ze tijd besparen voor beide partijen en meer talent voor het bedrijf werven.

De opkomst van videoconferentietechnologie heeft de traditionele vergadermodus volledig doorbroken. Voor die bedrijven en personen die regelmatig vergaderen, zorgt deze geavanceerde vergadermodus ervoor dat ze niet langer lang rondreizen, bespaart ze reiskosten, verlaagt ze de reisconsumptie en verhoogt ze de snelheid van de informatieoverdracht, wat gelijk staat aan het verbeteren van de werkefficiëntie. Communicatie op elk moment en overal zorgt ervoor dat mensen effectiever communiceren, omdat visuele communicatie de meest natuurlijke manier van communicatie is.

Volgens de analyse besteedt een onderneming met een jaarlijkse omzet van 20 miljoen yuan 15% van haar jaarlijkse reiskosten, ongeveer 3 miljoen yuan. Nadat het videoconferentiesysteem is gebruikt, kan het bijna 50% besparen en de jaarlijkse reiskosten worden teruggebracht tot 100-150 yuan. De kosten voor het samenstellen van een videoconferentiesysteem met één knooppunt en 10 vertakkingsknooppunten op het hoofdkantoor bedragen slechts enkele honderdduizenden yuan en de kosten kunnen in minder dan een jaar worden terugverdiend. Besparingen in reis- en communicatiekosten zijn slechts de meest intuïtieve voordelen van videoconferentiesystemen, die verwaarloosbaar zijn in vergelijking met de economische voordelen van efficiëntieverbeteringen.

Kies het meest geschikte systeem voor videoconferenties

Het videoconferentiesysteem is nauw gerelateerd aan hardware, software en netwerk. De feitelijke situatie van elke onderneming is anders en het vereiste videoconferentiesysteem is ook anders. We moeten de fabrikanten uitgebreid analyseren en communiceren en het meest geschikte videoconferentiesysteem kiezen.

Volgens het netwerkplatform, video-conferencing-systeem kan worden onderverdeeld in twee categorieën: video-conferencing-systeem op basis van prive-netwerk, video-conferencing-systeem op basis van gemengde netwerk en internet openbaar netwerk. Videoconferentiesystemen kunnen worden onderverdeeld in software-videoconferenties en hardware-videoconferenties. Over het algemeen omvat het systeem voor videoconferenties voornamelijk MCU multipoint controller, conferentieruimte terminal, PC desktop terminal, PSTN Gateway, Gatekeeper enzovoort. Volgens de kwaliteit van de conferentie zijn er twee soorten standaard videoconferentiesystemen en een high-definition videoconferentiesysteem.

Hoewel het leggen van een speciaal netwerk de kwaliteit van de vergadering kan waarborgen, maar de investeringskosten veel hoger zijn, is het niet geschikt voor de ontwikkeling van het MKB. Sterker nog, het internet heeft zich heel goed ontwikkeld, zelfs goedkope ADSL-lijnen kunnen een bandbreedte van meer dan 384 Kbps bieden, een dergelijke bandbreedte kan volledig voldoen aan het duidelijke, soepele applicatie-effect van videoconferenties. Daarom is het in het algemeen voldoende om het openbare internet te kiezen.

Hoewel de kosten van het gebruik van een pc-gebaseerde pure software-oplossing niet hoog zijn, moet elke vergaderruimte zijn uitgerust met een speciale pc, afzonderlijke audiovisuele acquisitie-apparatuur (zoals een USB-camera, headset) en een besturingssysteem en andere gerelateerde basissoftware, samen met de kosten van installatie, onderhoud en andere aspecten, de kosten zijn niet echt laag. . Pure hardware-oplossingen kunnen niet alleen hoogwaardige conferentieresultaten behalen, maar ook alle functies voltooien door middel van sterk geïntegreerde geïntegreerde terminalapparatuur, zonder extra hardware- en softwarefaciliteiten, plug-and-play, eenvoudig te gebruiken, geen onderhoud, dus de geïntegreerde kosten zijn goedkoper dan pure software. Over het algemeen is pure software meer geschikt voor persoonlijke kantoorimplementatie (op basis van een bestaande pc op kantoor), terwijl pure hardware geschikt is voor de inzet van conferentieruimtes.

In 2007 is SD-videoconferencing nog steeds de mainstream van de markt, goed voor 93,60% van het marktaandeel, terwijl HD-videoconferenties, die de toekomstige trend van technologische upgrading vertegenwoordigen, slechts 6,40% van het marktaandeel uitmaken. De voordelen van het HD-videoconferentiesysteem liggen in de volgende aspecten: het hogere aantal pixels in een hogeresolutieformaat kan de kwaliteit van het beeld verbeteren, waardoor het beeld op het grote scherm helderder en vloeiender wordt; de vloeiende en duidelijke videokwaliteit, hoogwaardige audio kan de ervaring van de deelnemers verbeteren en de deelnemers helpen zich te concentreren op de vergadering. De inhoud van de conferentie zelf; tegelijkertijd kunnen high-definition beelden de supergrote schermafbeeldingen een duidelijk videobeeld geven, zodat meer deelnemers in het scherm verschijnen, zodat meer deelnemers aan de vergadering deelnemen; hoge resolutieafbeeldingen die door high-definition worden gebracht, kunnen duidelijk details, vooral in grafiek tonen. Bewerkingen (zoals ontwerptekeningen, animatiediscussies, topografische kaarten, enz.) Zijn van groot voordeel voor externe mensen die op visuele communicatie vertrouwen. Vergeleken met het standaard videoconferentiesysteem, zijn de kosten hoger en is de netwerkvraag groter.

Ondernemingen moeten de werkelijke behoeften van het bedrijf uitvoerig analyseren, inclusief investeringskosten, netwerkbandbreedte, apparatuurbeheer, het meest geschikte videoconferentiesysteem kiezen.