9 tips voor effectieve online vergaderingen

Onlangs schreven we een populair artikel over hoe u effectieve vergaderingen moet hebben. Sommige mensen wijzen erop dat online vergaderingen een speciale reeks vaardigheden vereisen, en het kan moeilijk zijn om hetzelfde advies te volgen dat we voor persoonlijke bijeenkomsten hebben gegeven. Met zoveel mensen die thuis werken, lijkt het een goed idee om deze soorten vergaderingen aan te pakken. Aangezien ik voornamelijk thuis werk, wordt een goed percentage van mijn vergaderingen gedaan met behulp van videoconferenties en het delen van het scherm. Na het doen van dit voor meerdere jaren, hier zijn enkele van de top tips die ik zou aanbieden voor mensen die online vergaderingen beginnen te doen.

1. Blijf gefocust

Het is makkelijk om afleiden te krijgen of meerdere taken te proberen wanneer u in een online vergadering bent. Doe dit niet. Vooral als je op video bent, blijf gefocust op de vergadering en laat je hond of kinderen niet naar het kantoor of op de camera komen. Als u fysiek op een vergadering bent, geeft uw aanwezigheid u een aantal "punten" voor aandacht, zelfs als u doodling of uit het raam kijkt. Met een online vergadering kan zelfs een zeer kleine afleiding je ervoor zorgen dat je helemaal geen aandacht besteedt.

Ik heb videoconferenties gedaan waar één persoon onderbroken of afleiden met andere telefoongesprekken, enz. Op een videoconferentie komt het over 10 keer meer onprofessioneel dan persoonlijk.

2. Krijg de technologie juist

Veronderstel dat de technologie een probleem zal zijn en uzelf meer mogelijkheden geeft en genoeg tijd om alles goed te kunnen krijgen. Hier zijn enkele dingen die je moet overwegen om te doen:

Start de computer opnieuw op voor de tijd. Als u af en toe uw computer opnieuw moet opstarten om ervoor te zorgen dat u er niet in slaapt, doe dit voorafgaand aan de vergadering. U wilt niet dwingen iedereen te wachten terwijl u de machine opnieuw opstart.

Sluit 10 tot 15 minuten vroeg aan. Als er problemen zijn, wil je er zeker van zijn dat je ervan op de hoogte bent. Dit geldt vooral als u een webconferentiesysteem gebruikt waarmee u vertrouwd bent. Er kan een kleine leercurve zijn en er kunnen een aantal tools zijn die gedownload en geïnstalleerd moeten worden.

Heb alternatieve verbindingsinformatie beschikbaar. Veel webconferentieoplossingen maken het mogelijk om geluid over uw computer of via de telefoon te gebruiken. Zorg ervoor dat u de informatie hebt die u nodig heeft om beide manieren te verbinden. Als de verbindingsproblemen je videobeeld een beetje ruig maken, is het niet een grote probleem, maar als mensen niet kunnen begrijpen wat je zegt, zul je niet kunnen bijdragen.

Zorg ervoor dat uw internetverbinding niet verzadigd is. Probeer geen videoconferentie te doen terwijl iemand anders een hele dvd met gegevens probeert te uploaden. Op de meeste plaatsen is de uploadsnelheid je knelpunt, maar het werkt op beide manieren. Stem is vooral gevoelig voor uw verbindingssnelheid, dus als u problemen hebt, probeer dan een telefoon voor de spraakverbinding te gebruiken, zodat u tenminste helemaal kan horen en gehoord worden.

Heb een back-upverbinding die u gemakkelijk kunt overschakelen. Als u veel videoconferenties vanuit huis doet, is het waarschijnlijk het waard om een ​​back-up internetverbinding te hebben. Op veel plaatsen kunt u een DSL-lijn krijgen voor $ 15 tot $ 30 per maand. Het is echter alleen handig als u weet hoe u snel kunt overschakelen als er iets naar beneden gaat.

Sluit andere programma's uit. Probeer geen videoconferentie te maken terwijl uw videobewerkingsprogramma of een heleboel enorme Photoshop-bestanden geopend zijn. Sluit programma's die u niet nodig hebt. Dit vermindert de kans dat uw computer crasht en de beschikbare middelen verhoogt om de videoconferentie te doen.

Gebruik een UPS. U wilt niet offline knipperen als de stroom uitblijft en weer aanzet. Zorg ervoor dat u uw hele communicatieketen aangesloten hebt op de back-up van de batterij. Als uw computer op de back-up van de batterij zit, maar uw kabelmodem niet is, heeft u nog steeds een zwakke verbinding als de stroom uit gaat.

3. Volg een email samenvatting op

In een echte ontmoeting komen enkele van de waardevolle onderdelen na de vergadering voorbij. Mensen praten over wat ze gaan doen, verplichtingen verduidelijken, enz. Probeer dit te herstellen als je dat kan. Verzenden van een email samenvatting van welke beslissingen zijn gemaakt en wie er toe verbonden is om te zorgen dat er geen misverstanden zijn en om een ​​record te maken dat iedereen kan gebruiken.

4. Beschuldig beleefd

Zoals Brian erop wijst, kan het argumenten goed zijn voor vergaderingen, maar je kan niet op dezelfde manier over een videoconferentie pleiten, als je persoonlijk kunt, zonder dat je een dwaas wordt. Je moet nog steeds betogen. Zoals we hebben gezegd, werkt het belangrijkste deel van een vergadering door onenigheid en ideeën. Toch moet je extra voorzichtig zijn om beleefd te zijn, omdat je een nadeel heeft als het gaat om niet-verbale communicatie. Je lichaamstaal en houding gaan ook niet door de videocamera doorgeven zoals ze persoonlijk doen, dus de manier waarop je dingen zegt wordt veel belangrijker.

Hier zijn enkele manieren om beleefd te argumenteren:

Geef de positie van de andere persoon met empathie aan. Dit helpt om te laten zien dat u begrijpt wat ze zeiden. Het toevoegen van zinnen zoals "Ik zie waarom je denkt dat dit belangrijk is" en "Ik kan de waarde hierin zien vanuit het XYZ-perspectief." Als u de positie van iemand begrijpt en het belang van hun positie is een zeer waardevolle manier om hen te begrijpen Standpunt, omdat het hen van defensief blijft.

Blijf gefocust op het probleem - niet de mensen. Wees heel voorzichtig om niets te doen die als een persoonlijke aanval zou lijken.

Wacht om uw positie te vermelden. Begin niet met een half geformuleerd idee te praten. Het is niet onredelijk om een ​​paar woorden te schrijven waarin uw argument wordt beschreven voordat u begint te praten. Vergeet niet, je bent op een niet-verbale communicatie nadeel, dus je mondelinge communicatie moet helder en extra overtuigend zijn.

Adresseer eventuele vijandigheid, ook al is het minderjarig. Zeggende dingen als: "Ik weet dat je sterk over dit voelt en ik waardeer je passie" kan helpen om de dingen te concentreren op de ideeën en de diffuse vijandigheid tussen individuen te helpen.

Vooruit plannen. Als u weet dat een discussie waarschijnlijk controversieel wordt, plan vooruit. Als je weet, kan Joe je boos op je idee krijgen, maar Susan ondersteunt het, praat vroeger met Susan. Misschien kun je beide delen van je positie presenteren, zodat Joe niet gericht is op een persoon. Misschien kan Susan het idee voorstellen omdat ze een betere relatie met Joe heeft en in dezelfde kamer met hem zit, zodat ze niet op het non-verbale communicatie nadeel zit.

Volg met mensen op de telefoon. Een snelle telefoontje naar een paar mensen na de vergadering kan waardevol zijn om ervoor te zorgen dat er geen harde gevoelens zijn. Dit kan helpen bij het repliceren van een aantal interacties die optreden na een persoonlijk ontmoeting, wanneer mensen terug naar hun lessen gaan.

5. Kom voorbereid

Zorg ervoor dat u alles voor de vergadering heeft voorbereid. Videoconferenties hebben de neiging om het gebrek aan voorbereiding van uw kant te vergroten, dus zorg ervoor dat u documentatie of bestanden hebt waar u ze gemakkelijk kunt krijgen zonder om te kijken. In het echte leven leun je om in je aktetas te kijken, misschien is het niet erg, maar als je van het scherm verdwijnt om iets te krijgen, kan het eruit zien dat je je prep-werk niet hebt gedaan. Meestal wil je het scherm niet verdwijnen als je het kan helpen.

6. Kijk in de camera

Met de beste videoconferentiesystemen kunt u mensen kijken terwijl u direct naar de camera kijkt. Doe het best om uw videokamera hierop in te stellen. Als je naar links naar het beeld van andere mensen kijkt en de videocamera rechts is, lijkt het dat je gewoon naar de kant staart. Als u beide niet kunt zien, is het meestal een goed idee om naar uw camera te kijken om iedereen aan het andere kant te geven. Als op uw scherm een ​​voorvertoning van uw afbeelding wordt weergegeven, probeer dan de camera en het venster te plaatsen zodat het eruit ziet dat u zich in het oog bevindt.

7. Schone, afleidingsvrije achtergrond

Wees zeer bewust van wat op de achtergrond achter u of op uw bureau voor u ligt. Probeer uw kantoor zo schoon en rommelvrij mogelijk te houden. Wees erg voorzichtig om mensen achter u te laten lopen. Het kan afleiden, onprofessioneel kijken en ze kunnen uiteindelijk iets beschamend maken. Nieuwsprogramma's tonen al hun analisten hard aan het werk achter hen op hun computers. Een recente financiële nieuwsuitzending liet een werknemer zien op zwembroekfoto's op zijn monitor op de achtergrond. Ideaal gezien wil je je bureau geplaatst zodat mensen niet achter je kunnen lopen. Als u thuis werkt, wil u niet dat een van uw kinderen op de achtergrond rondloopt.

8. Gebruik een goede camera

Hoewel de ingebouwde camera op uw laptop kan werken, heeft u waarschijnlijk betere kwaliteit met een externe camera. Ik gebruik een DV-camcorder die in mijn computer met firewire is aangesloten en levert zeer goede resultaten op. Het kan wellicht voor u wat tijd duren om te begrijpen hoe witbalans op uw camera werkt. Ik heb een aantal online ontmoetingen gedaan met mensen die eruit zien dat ze 10 uur in een zonnebank hebben uitgegeven, omdat hun camera de huidtinten helder rood ziet. Hoewel het geen probleem is, hoe professioneler je kan kijken, hoe beter. Een andere functie die ik van mijn camera vind, is de afstandsbedieningzoom. Dit maakt het makkelijker voor mij om de foto in te stellen zonder de camera te bereiken of de afbeelding te verlaten.

Zorg ervoor dat u genoeg licht heeft. Als uw camera een ingebouwd licht heeft, probeer het aan te zetten. Het openen van de schaduw of het aanzetten van een andere lamp kan een groot verschil maken in hoe goed je afbeelding naar de andere deelnemers kijkt.

9. Eind op tijd

U wilt dat mensen tijdig opdagen voor uw belangrijke ontmoeting. Je moet ze hetzelfde niveau geven en eindigen wanneer je zegt dat je eindigt. Als u op het tijdschema van uw agenda blijft, moet het einde van de tijd niet te moeilijk zijn en vroegtijdig eindigen, ook altijd een goede zaak.