Een conferentie organiseren? Hier zijn enkele tips om op te treden voor de uitdaging

Hoe een evenement beheren

Het organiseren van een onderzoeksconferentie kan de uitdaging zijn. Sommigen raden u zelfs aan om het niet te doen. Maar het is ook een geweldige kans en een lonende ervaring.

Het sluiten van een succesvol evenement hoeft geen opwaartse strijd te zijn. Je hoeft alleen maar drie gouden regels te herinneren: vooruit plannen, omring jezelf met een geweldig team en weet waarom je het doet!

Hier zijn een paar tips om u te helpen in dit avontuur.

1. Niet-plannen is van plan te falen

Niet haast in de logistiek. Voordat u de locatie begint te reserveren en cateraars te bellen, moet u even rustig voorbereiden op uw conferentie.

Dit bespaart u veel stress en voorkomt last minute verrassingen.

Bekijk wat je wilt dat jouw conferentie eruit ziet. Wie zal er bijwonen? Welk type evenement zal het zijn? Wat voor soort ervaring wil je aan de afgevaardigden aanbieden?

Kom dan in de details. Hoeveel deelnemers zullen er zijn? Hoeveel inzendingen ontvangt u? Hoeveel dagen zal het duren?

Als u dat kunt, kunt u contact opnemen met de vorige organisatoren om informatie te verzamelen van de voorgaande jaren. Het zal u helpen om een realistisch budget vast te stellen.

En onthoud dat het onmogelijk is om elk klein ding te anticiperen. Er zijn altijd problemen die je niet verwachtte en dat is oke. Plan hier ook voor.

2. Er is sterkte in aantallen

Van programma tot logistiek, financiën en marketing houdt in het organiseren van een conferentie meerdere aspecten die allemaal deskundigheid vereisen. Om jezelf te omringen met een goed team, zal je helpen om de verschillende taken efficiënter uit te voeren zonder overweldigd te zijn. Het zal u ook toespitsen op de hoofddoelstellingen: goede inhoud, goede sprekers en betrokken deelnemers.

Kies je team zorgvuldig. Kijk voor enthousiaste, georganiseerde en gedreven team spelers die hij organiseert, moet niet te veel leden hebben, besluitvorming en coördinatie vlot te houden. Jonathan Khan vindt drie is een goed nummer. Het hangt allemaal af van de grootte van uw conferentie en hoeveel tijd u op uw handen heeft.

Leer om te delegeren. U kunt commissies toewijzen aan verschillende verantwoordelijkheden: logistiek (locatie, accommodatie, A / V, catering, vervoer), technisch programma, keynote speakers, financiën en sponsors, registratie, marketing (communicatie, PR, website, sociale media ...). Naast de kernorganisatoren kunt u vrijwilligers inschrijven om u te helpen op de dag van de conferentie of met kleinere taken. Studenten zien het vaak als een goede kans en helpen graag.

Als u het budget hebt, overweeg dan een PCO of een conferentiebureau te huren. Als academicus is evenement management niet noodzakelijkerwijs jouw forte. Deze professionals zijn experts bij het organiseren van academische conferenties. Zij zullen de meest waardevolle hulp bieden, vooral met de logistieke kant van de dingen.

3. Omarmen technologie

Er zijn zoveel manieren om de kracht van de technologie te benutten.

Allereerst, gebruik een abstract management systeem om in te zamelen, peer review en acceptaties te accepteren en om uw programma te beheren. Ja, we zijn vooroordeel, maar we kunnen niet genoeg benadrukken hoeveel tijd het u zal redden!

Zorg ervoor dat alle kamers voorzien zijn van voldoende A / V-apparatuur en dat het werkt! En onthoud, dit is de 21ste eeuw! Vrijwel iedereen draagt een laptop, een smartphone of een tablet en wil toegang hebben tot internet. Wifi kan een belangrijk probleem zijn bij conferenties. Zorg ervoor dat u vooraf met de locatie controleert dat zij wifi voorzien van voldoende bandbreedte.

U kunt ook gebruikmaken van mobiele apps om de ervaringen van de afgevaardigden te verbeteren. Er zijn veel apps die er zijn, om netwerken bij te wonen, de conferentie te navigeren, een eigen schema te maken, enz.

4. Kies uw luidsprekers zorgvuldig

Het vinden van de juiste keynote speaker is cruciaal maar kan lastig zijn. Een goede keynote speaker zal de afgevaardigden aantrekken en de toon voor uw onderzoeksconferentie instellen.

Denk aan wat voor soort luidsprekers en presentaties u wilt. Doel voor diversiteit. Invite zowel bekende onderzoekers als junior onderzoekers en probeer een goed genderbalans te hebben.

Zorg ervoor dat u een plan B heeft als uw luidsprekers annuleren!

5. Houd ze geplaatst

U moet een efficiënt communicatieplan opstellen. Implementeer een strategie op welke inhoud je gaat delen, wanneer en naar wie. Publiceer op uw website, interviews, blogberichten, afbeeldingen, programma's, luidsprekerberichten ... regelmatig bijwerken van uw inhoud om opwinding op te bouwen.

Blijf in contact met uw afgevaardigden en uw luidsprekers. U kunt tools zoals Mailchimp gebruiken om massa-e-mails naar uw afgevaardigden te sturen. Zorg ervoor dat ze alle benodigde details en instructies over uw conferentie krijgen: plaatsadres, data, richtlijnen, contactgegevens, adviezen ...

Goede communicatie is ook belangrijk tijdens de conferentie. Voeg borden toe om de deelnemers naar de presentatiekamers, de registratietafel, de lunchgebieden of de toiletten te wijzen. Maak enkele aankondigingen tijdens de dag om de afgevaardigden op de hoogte te stellen van het evenement en vrijwilligers en medewerkers beschikbaar te hebben om vragen te beantwoorden en begeleiden te begeleiden. En vergeet niet om te zeggen, bedankt! Stuur een email naar afgevaardigden en een schriftelijke opmerking aan de sprekers, leden van de commissie en vrijwilligers om hen te bedanken voor hun bijdrage.

6. Netwerk vereenvoudigen Networking is een van de belangrijkste redenen waarom onderzoekers uw conferentie bijwonen. Uw baan is om hen te helpen bij het ontmoeten van interessante mensen. Hoe? Allereerst, zorg ervoor dat u genoeg tijd toewijst voor netwerkmogelijkheden en discussies. Doe je programma niet met presentaties - bouw veel pauze en koffie sessies om afgevaardigden in staat te ademen en te chatten. En kies een passende instelling voor de "sociale" kamers: heb banken en stoelen voor mensen om te zitten en te converseren. Organiseer sociale evenementen zoals feesten, cocktails en diners. U moet ook overwegen om een aantal experimenten te doen om deelname te bevorderen, zoals de organisatie van 'unconferences' en gebruik maken van cool mobile apps om netwerken aan te moedigen. Conclusie Het organiseren van een academische conferentie houdt veel taken in, waarvan de meeste niets te maken hebben met de academie. U moet worden georganiseerd om bij te houden met hen allemaal. Als u voor het eerst een conferentie organiseert, zoek dan advies van organisatoren of organisatoren uit het verleden. Zolang u uw eenden in de rij kunt halen en uw tips in het achterhoofd houdt, zult u op de hoogte zijn van een succesvol evenement!

Zie meer op: http: //www.tenveo-video-conference.com/

Als u videoconferentie camera en omnidirectionele microfoon wilt, kunt u contact opnemen met Tenveo sales manager Rachel, ze geeft u oplossingen en kortingen.

Tel: 8613657740706

Whatsapp: 008613657740706

E-mail: sales01@tenveo.com

SKYPE: Rachel Liang

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706